Magyar
Angol
Német
Szlovák
Lengyel
Kínai
Tippek egy toborzótól: hogyan gazdálkodjon az idejével és tartsa be a határidőket
Beszélgettünk egy toborzóval, hogy meghallgathassuk a legjobb tippjeit és trükkjeit a feladatok időben történő elvégzéséhez – még azoktól is, amelyektől félsz.
Akár diák, akár gyakornok vagy akár az első (vagy második) munkahelyeden, az időgazdálkodás és a határidők betartása nagy kihívást jelenthet. Ugyanakkor ez egy olyan készség, amelyet el kell sajátítania szakmai céljai eléréséhez és a munka és a magánélet egészséges egyensúlyának fenntartásához.
Ha úgy érzed, hogy még nem értesz hozzá, akkor nem vagy egyedül. A legújabb tanulmányok azt mutatják, hogy az átlagos munkavállaló minden munkanapjának 51%-át „alacsony” vagy „nem értékű” feladatokkal tölti, és csak az emberek 18%-a követi a megfelelő időgazdálkodást
Annak érdekében, hogy szilárd alapot hozzunk létre az időgazdálkodáshoz és a határidők betartásához karrierje során, találkoztunk Kristen Ayres-szel, a City Teaching Alliance toborzási igazgatójával, a City Teaching Alliance,>>hogyan gazdálkodik Kristen az idejével, és hogyan teheti ezt Ön is!
1. Hozzon létre egy teendőlistát, hogy az úton maradjon
Először is – törje ki a tollat és a papírt… vagy a Google Dokumentumokat vagy a számítógépe „jegyzetek” alkalmazását! Túl sok minden történik a magánéletedben és a szakmai életedben ahhoz, hogy nyomon kövesd a feladataidat a fejedben. Ezért javasolja Kristen, hogy minden nap írjon le minden feladatot, hozzátéve, hogy a teendőlisták létrehozása segít neki rangsorolni a feladatokat és a célokat.
"Mindig segít elképzelni azokat a feladatokat, amelyeket melyik napon kell elvégeznem, és nagyon jóleső áthúzni őket" - mondta.
Ma már rengeteg ingyenes szoftver is létezik, amelyek segítségével nyomon követheti feladatait és a határidők felé tett előrehaladását, például az Asana vagy a
„Szánjon időt arra, hogy olyan rendszereket állítson be, amelyek nyomon követik és Ön helyett működnek” – mondta Kristen.
Miután papíron vagy legépelte a teendők listáját, Kristen azt javasolja, hogy használja a Google Naptárt, hogy meghatározott időt adjon a különböző feladatok elvégzésére, hogy be tudja tartani a határidőket.
"A Google Naptárat használom munkablokkok ütemezésére azokhoz a feladatokhoz és projektekhez, amelyekről tudom, hogy el kell végezni. Imádom a blokkok színkoordinációját a feladat típusa alapján" - magyarázta.
Ha valami a vártnál tovább tart, tette hozzá, "újra megtekintheti az időblokkokat, hogy megtudja, hol tud több időt hozzáadni vagy befejezni."
Az is fontos, hogy ismerje el, hogy a csapat más tagjai is elsőbbséget vállalnak a csapata felett. feladatokat – és ezt tartsa szem előtt a munkablokkok kiosztása során. Például Kristen azt mondja, hogy ha „valami, amin dolgozol, hatással lesz valaki másnak arra, hogy befejezze a projektjeit, akkor ezt prioritásként kell kezelned.”
Ha szervezett feladatlistát és ütemtervet hoz létre, és közben a csapat többi tagját is szem előtt tartja, akkor biztos lehet benne, hogy sikerre szánja magát.
2. Állítson fontossági sorrendbe az idejét, és jutalmazza meg magát a feladatok elvégzéséért
Amellett, hogy nem szánunk elegendő időt egy feladat határidő előtti elvégzésére, a határidők betartásának egyik legnagyobb kihívása a motiváció hiánya a feladat elvégzéséhez, és ennek eredményeként engedünk a zavaró tényezőknek – mondta Kristen.
"Javaslom, hogy szánjon időt azon feladatok elvégzésére, amelyeket esetleg nem szeretne elvégezni" - tanácsolta Kristen. "Ha nem szánja rá az időt, továbbra is halogatja. Tegyen egy blokkot a naptárába, és addig dolgozzon a feladaton, amíg be nem fejeződik."
Amikor olyan feladaton dolgozol, amely nem izgat, sokkal könnyebben engedhetsz a munkatársak zavaró tényezőinek, akár az irodában, akár virtuálisan. Kristen megosztotta, hogy itt az a trükkje, hogy "időérzékeny projekt" állapotot állít be az egész irodai üzenetküldő rendszerben (például a Slackben), hogy az emberek tudják, hogy éppen dolgozik valamin, és előfordulhat, hogy lassan válaszol.
Kristen azt is javasolja, hogy jutalmazd meg magad olyan feladatok elvégzéséért, amelyeket nem szeretnél elvégezni, így lesz mire várnod, miután megjelölted őket.
"Lehet, hogy hülyén hangzik, de jutalmazd meg magad egy sétával a szabadban vagy egy kis csokival a feladat elvégzése után" - mondta.
Ha betartja a naptári időblokkokat, és jutalmakat használ önmaga motiválására, azonnal javíthatja az idő megfelelő kezelésének képességét.
3. Őszintén és rendszeresen kommunikáljon munkájáról
Amint fentebb említettük, a munkatársaival való kommunikáció fontos része a személyes feladatai teljesítésének. Ha tudatja az emberekkel, hogy mivel és mikor dolgozik, segíthet nekik megérteni, miért nem tud jelenleg további feladatokat ellátni.
És bár jó ötlet nyitottnak lenni a munkatársaival, amikor elfoglalt, a legfontosabb személy, akivel kommunikálni kell, ha segítségre van szüksége a feladatok rangsorolásához és támogatásra, a felettese és/vagy menedzsere. Kristen azt javasolja, hogy amikor a menedzserével kommunikál, készítse elő a listát arról, hogy pontosan mely projekteken dolgozik, és milyen határidőkkel rendelkezik, valamint minden aggálya van a munkaterhelésével kapcsolatban.
"Tényleg jobb kommunikálni és beszélni rajta, mint túl ígérni, hogy többet tudsz befejezni, mint amennyit elbírsz, és nem teljesíteni" - tanácsolja Kristen , szerk. „Mindig tiszteletben tartom, ha az emberek előre és világosan fogalmaznak a határidőkkel kapcsolatban, például: „Szerdáig nem érek rá, esetleg péntekig megkaphatnám?”
A pályakezdő szakemberként egy feladat vagy projekt végleg elutasítása megfélemlítő lehet. Ha azonban őszinte lesz azzal kapcsolatban, hogy mit tud megbirkózni, és megmutatja, hogy továbbra is segíteni szeretne – például alternatív idővonalat javasol –, azzal csak nagyobb bizalmat és megbecsülést fog kivívni a vállalatánál.
4. Vedd át az elmulasztott határidőket
Végezetül, a dolgok néha nem a tervek szerint alakulnak, és létfontosságú, hogy közölje felettesével vagy vezetőjével, ha nem tartja be a határidőt, vagy úgy gondolja, hogy nem sikerül – és mit szeretne tenni ez ellen.
„Vedd a felelősséget és a felelősséget” – mondta Kristen. "Jobb közvetlen és őszinte lenni, és hosszabbítást kérni, mint ha a menedzsere rájön anélkül, hogy te felhoznád. Azt javaslom, hogy nyugtázd az előrehaladást vagy a kezdeti határidőt, és adj tájékoztatást arról, hogy mikorra tervezed a befejezést."
Kristen azt javasolja, hogy a következőképpen közelítsd meg ezt a beszélgetést:
"Tudom, hogy ezt a reggelt vettem bocsánatkérésre. hosszabb, mint amit eredetileg vártam, de körülbelül 75%-ban kész vagyok, a délután hátralévő részét a befejezésnek szentelem, és ma délutánig kézhez kapom."
Ha nyitott a menedzserével, és alternatív tervet mutat be feladatai elvégzésére, akkor a csapat felelős tagjának tekintheti magát.
Lehet, hogy úgy érzi, hogy a munkahelyén és a magánéletében milliónyira húzzák, de már az első naptól kezdve irányíthatja helyzetét, és elvégezheti a munkáját, ha megteszi a megfelelő lépéseket. Ez magában foglalja a feladatok világos és frissített listájának elkészítését és a határidőket, a szándékos időt arra, hogy még a leginkább félt feladatok elvégzésére is időt szakítson, és gondoskodjon arról, hogy előrehaladását (vagy problémáit) a megfelelő emberekkel közölje. A cikkben található tippek és technikák követésével jó úton haladhat az idő hatékonyabb beosztása felé.
Motivált és érdeklődő a sikeres karrier oktatók és különbséget alakítók következő generációjához való csatlakozás iránt? További információ a City Teaching Alliance-ról itt.